Ausschreibungen für Gebäudereinigung und Facility Management. Von der Suche bis zur Abgabe.
aiconver ist die Ausschreibungsplattform für Gebäudedienstleister: Unterhalts- und Glasreinigung, Hausmeisterdienste, infrastrukturelles und technisches Facility Management. Sie finden passende Ausschreibungen, sehen auf einen Blick, ob sich ein Angebot lohnt, klären unklare Leistungsvorgaben per Bieterfrage und füllen die Formblätter automatisch aus.
Warum Ausschreibungen für Gebäudedienstleistungen so viel Zeit kosten
Dieselben Verfahren kommen alle paar Jahre wieder, und trotzdem beginnt jedes Angebot von vorn.
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Raumbücher und Leistungsverzeichnisse
Flächen, Raumgruppen und Reinigungsintervalle müssen für jedes Objekt neu erfasst und kalkuliert werden. Bei großen Liegenschaften sind das tausende Positionen.
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Formblätter in jedem Verfahren neu
Eigenerklärungen, Tariftreue, Referenzen und Konzepte werden in jedem Verfahren erneut verlangt. Fehlt etwas, wird das Angebot nach § 57 VgV ausgeschlossen.
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Frühere Angebote bleiben ungenutzt
Viele Aufträge werden alle drei bis sechs Jahre neu ausgeschrieben. Die Unterlagen vom letzten Mal liegen irgendwo auf dem Laufwerk und werden kaum genutzt.
Ausschreibungsmanagement für Gebäudereinigung in vier Schritten
Ein durchgehender Ablauf für Ausschreibungen in Gebäudereinigung und Facility Management. Alles in einer Ausschreibungssoftware.
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Verwalten
Passende Ausschreibungen finden und Vergabeunterlagen, Raumbücher, Konzepte und Referenzen an einem Ort ablegen.
Ausschreibungen finden → - 2
Bewerten
Passen Objekt, Umfang, Region und Laufzeit zu Ihrem Betrieb? Die Bewertung auf einen Blick: Go oder No-Go.
Go/No-Go-Bewertung → - 3
Bieterfragen
Unklare Flächenangaben, Intervalle und Leistungsvorgaben werden erkannt und als Bieterfrage vorformuliert.
Bieterfragen stellen → - 4
Ausfüllen
Formblätter, Eigenerklärungen und Konzepte werden aus Ihren früheren Angeboten und Referenzen ausgefüllt.
Ausschreibung ausfüllen →
Was Ausschreibungen für Gebäudereinigung anders macht
Gebäudedienstleistungen werden nach eigenen Mustern vergeben.
Wiederkehrende Rahmenverträge
Reinigung und FM werden meist für mehrere Jahre vergeben, als Rahmenvereinbarung nach § 21 VgV in der Regel für höchstens vier Jahre. Danach kommt dasselbe Objekt erneut auf den Markt, mit ähnlichen Unterlagen.
Leistungswerte und Raumbuch
Grundlage der Kalkulation sind Raumbuch, Reinigungsintervalle und Leistungswerte pro Raumgruppe. Für Schulen beschreibt DIN 77400 die Anforderungen an die Reinigung, DIN EN 13549 die Qualitätsmessung.
Tariftreue und Kalkulation
Für die Gebäudereinigung gilt ein Branchenmindestlohn, viele Länder verlangen zusätzlich Tariftreue-Erklärungen. Auffällig niedrige Angebote prüft der Auftraggeber nach § 60 VgV. Die Kalkulation muss deshalb nachvollziehbar sein.
Konzepte zählen mit
Neben dem Preis werden oft Reinigungs-, Einarbeitungs- und Qualitätskonzepte gewertet, teils nach einer Ortsbesichtigung. Gute Konzepte aus früheren Verfahren lassen sich wiederverwenden, wenn sie auffindbar sind.
Reinigung, infrastrukturelles und technisches FM: drei Vergabelogiken
Was den Zuschlag entscheidet, unterscheidet sich je Leistungsbereich deutlich.
- Unterhalts- & Glasreinigung
Schulen, Verwaltungen, Kliniken
Unterhaltsreinigung, Glas- und Fassadenreinigung sowie Sonderreinigungen. Entscheidend sind Raumbuch, Intervalle, Leistungswerte, Personaleinsatz und Qualitätskontrolle.
- Infrastrukturelles FM
Hausmeister, Winterdienst, Sicherheit
Hausmeisterdienste, Winterdienst, Grünpflege und Empfangsdienste. Bei Sicherheitsdiensten wird die Erlaubnis nach § 34a GewO und die Qualifikation des Personals verlangt.
- Technisches FM
Wartung und Instandhaltung
Wartung, Inspektion und Instandhaltung der Gebäudetechnik nach DIN 31051. Gefordert sind Fachkunde, Reaktionszeiten und Nachweise zu den Betreiberpflichten.
FM-Ausschreibungen heute und mit aiconver
| Schritt | Heute | Mit aiconver |
|---|---|---|
| Ausschreibungen finden | Mehrere Vergabeportale einzeln durchsuchen | An einem Ort |
| Raumbuch und Leistungen erfassen | Von Hand, Objekt für Objekt | Übersichtlich aufbereitet |
| Go/No-Go-Entscheidung | Bauchgefühl | Bewertung auf einen Blick |
| Bieterfragen zu Flächen und Intervallen | Oft zu spät | Vorformuliert |
| Formblätter, Erklärungen und Konzepte | Copy-Paste aus alten Angeboten | Automatisch ausgefüllt |
Häufige Fragen zu Ausschreibungen für Gebäudereinigung und Facility Management
Für welche Ausschreibungen eignet sich aiconver in diesem Bereich?
Für Ausschreibungen in Unterhalts- und Glasreinigung, Hausmeister- und Winterdienst, Sicherheitsdienst sowie infrastrukturellem und technischem Facility Management.
Hilft aiconver bei wiederkehrenden Ausschreibungen?
Ja. Frühere Angebote, Konzepte und Referenzen liegen an einem Ort und fließen in das nächste Angebot ein.
Woher kommen die Angaben für die Formblätter?
Aus Ihrem Firmenwissen: frühere Angebote, Konzepte, Referenzen und Zertifikate. Sie prüfen jedes Feld vor dem Download.
Ist das vergaberechtlich sauber nutzbar?
aiconver bereitet vor und schlägt vor. Prüfung und Abgabe bleiben bei Ihrem Team.
Wo liegen unsere Kalkulations- und Angebotsdaten?
Auf Servern in Deutschland, DSGVO-konform.
Prüfen wir Ihre nächste Ausschreibung gemeinsam
Wählen Sie einen Termin. Philipp geht mit Ihnen eine aktuelle Ausschreibung aus der Gebäudereinigung oder dem Facility Management durch und zeigt, wie aiconver Ihren Angebotsprozess abbildet.