Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website und unserer Software-as-a-Service-Plattform (SaaS).

2. Verantwortlicher

aiconver GmbH
Fridolinstraße 44
50825 Köln
Deutschland

E-Mail: info@aiconver.com

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die aiconver GmbH.

3. Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der DSGVO. Begriffe wie „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ oder „Auftragsverarbeiter“ sind entsprechend Art. 4 DSGVO zu verstehen.

4. Hosting & Infrastruktur

Unsere Website und unsere SaaS-Plattform werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union oder in Ländern mit angemessenem Datenschutzniveau betrieben.

Wir setzen ausschließlich Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig sind und vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet wurden.

5. Logdaten

Zur Gewährleistung der technischen Sicherheit sowie zur Abwehr von Missbrauch (insbesondere Brute-Force-Angriffe und Denial-of-Service-Attacken) speichern wir bei jedem Zugriff auf unsere Website automatisiert folgende Daten:

  • aufgerufene Webseite bzw. Ressource

  • Datum und Uhrzeit der Anfrage

  • Größe der ausgelieferten Antwort in Bytes

  • Referrer-URL

  • verwendeter Browser und Betriebssystem

  • IP-Adresse des anfragenden Endgeräts

Diese Logdaten werden ausschließlich zu Sicherheitszwecken verarbeitet und nicht zu Marketing- oder Analysezwecken genutzt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und Systemstabilität).

6. Registrierung & Nutzerkonten

Bei der Registrierung eines Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:

  • Name

  • E-Mail-Adresse

  • ggf. Unternehmenszugehörigkeit

  • Login-Informationen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Plattform, zur Nutzerverwaltung sowie zur Erfüllung vertraglicher oder vorvertraglicher Maßnahmen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Nutzung der SaaS-Plattform (AI-Concierge)

Innerhalb der SaaS-Plattform verarbeiten wir Inhalte, die Nutzer selbst hochladen, erstellen oder anbinden, z. B.:

  • Dokumente

  • Texte

  • Audio- und Videodateien

  • Inhalte aus angebundenen Systemen oder APIs

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag des Nutzers.

Der Nutzer ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher, aiconver handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

8. KI-gestützte Verarbeitung

Zur Bereitstellung von Funktionen wie:

  • semantische Suche

  • Zusammenfassungen

  • Inhaltsanalyse

  • kontextuelle Empfehlungen

setzen wir KI-gestützte Verfahren ein.

Dabei gilt ausdrücklich:

  • keine Nutzung der Daten für Trainings- oder Optimierungszwecke

  • keine Nutzung für Werbung

  • keine Profilbildung

  • keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zweckgebunden und im Auftrag des Nutzers.

9. Integration externer Dienste – Google Drive (Read-only)

Sofern Nutzer externe Dienste anbinden, insbesondere Google Drive, erfolgt der Zugriff ausschließlich nach expliziter Einwilligung des Nutzers.

Zur Bereitstellung bestimmter Funktionen kann der AI-Concierge (AIC) auf Inhalte aus dem Google Drive des Nutzers zugreifen, sofern der Nutzer dies ausdrücklich autorisiert.

Verarbeitete Daten:

  • Dateien und Dokumente aus Google Drive

  • Dateiinhalte (z. B. Text aus PDFs, Office-Dokumenten)

  • Metadaten (Dateiname, Typ, Struktur)

Zweck der Verarbeitung:
Die Daten werden ausschließlich verarbeitet, um dem Nutzer Funktionen wie:

  • semantische Suche,

  • Zusammenfassungen,

  • Analyse und Kontextualisierung von Dokumenten
    innerhalb des AI-Concierge bereitzustellen.

Art des Zugriffs:

  • Der Zugriff erfolgt ausschließlich lesend (Read-only).

  • Es werden keine Dateien verändert, gelöscht oder in Google Drive gespeichert.

Speicherung & Weitergabe:

  • Die Daten werden nur temporär verarbeitet.

  • Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

  • Die Daten werden nicht für Trainings- oder Werbezwecke verwendet.

KI-Verarbeitung:
Sofern KI-Modelle zur Analyse eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich im Auftrag des Nutzers und ausschließlich zur Erfüllung der beschriebenen Funktionen. Eine weitergehende Nutzung der Daten findet nicht statt.

Widerruf & Löschung:
Der Nutzer kann den Zugriff jederzeit über die Google-Kontoeinstellungen widerrufen. Nach Widerruf werden keine weiteren Daten aus Google Drive verarbeitet.

 

10. Formulare für Anfragen und Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über Formulare auf der Website kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. E-Mail-Adresse und Nachricht).

Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und spätestens nach 7 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Kommentare

Wenn Besucher Kommentare auf der Website hinterlassen, verarbeiten wir die im Formular angegebenen Daten sowie IP-Adresse und Browser-User-Agent zur Spam-Erkennung.

Zur Anzeige von Profilbildern kann eine anonymisierte Zeichenfolge (Hash) der E-Mail-Adresse an den Dienst Gravatar übermittelt werden.
Datenschutzerklärung: https://automattic.com/privacy/

12. Medien

Beim Hochladen von Bildern empfehlen wir, keine Bilder mit eingebetteten Standortdaten (EXIF-GPS) zu verwenden. Besucher könnten diese Daten auslesen.

13. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, insbesondere für:

  • Login-Status

  • Sicherheit

  • Anzeigeeinstellungen

Temporäre Cookies werden beim Schließen des Browsers gelöscht. Login-Cookies haben eine begrenzte Laufzeit und werden beim Abmelden entfernt.

14. Webanalyse – Mouseflow

Diese Website nutzt Mouseflow, ein Analyse-Tool der Mouseflow ApS, Dänemark.

Mouseflow zeichnet ausgewählte Besuche mit anonymisierter IP-Adresse auf, um die Benutzerfreundlichkeit der Website zu verbessern.

  • keine Aufzeichnung von Formulareingaben

  • keine Cookies

  • Beachtung von „Do-Not-Track“

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Opt-out: https://mouseflow.de/opt-out/

15. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein, u. a.:

  • Zugriffsbeschränkungen

  • Verschlüsselung

  • Rollen- und Rechtemodelle

  • regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen

16. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an: info@aiconver.com

17. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an rechtliche oder technische Änderungen anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Version auf unserer Website.