Use Case · Dokumentation per Sprachnachricht

Dokumentation per Sprachnachricht.

In vielen Unternehmen läuft wichtige Kommunikation über Messenger wie WhatsApp, Teams oder Telegram. Informationen werden gesprochen – müssen aber später manuell dokumentiert werden. Der AI-Concierge nimmt Sprachnachrichten direkt auf und erstellt daraus automatisch strukturierte Dokumentation nach Vorlage. Das entlastet Teams um bis zu 80 %.

DSGVO-konform

Bis zu 80 % weniger Dokumentationsaufwand

Über 50 Sprachen

Spracheingabe ≠ Protokollsprache

Wenn Informationen überall liegen – aber nirgends dokumentiert sind

Infos verschwinden im Verlauf

Ob WhatsApp, Teams oder Telegram: Inhalte sind schnell geteilt, aber später kaum wiederzufinden – besonders, wenn mehrere Themen parallel laufen.

Keine Vorlage, keine Struktur

Sprachnachrichten enthalten oft die richtigen Infos – aber ohne Pflichtfelder, Kontext und Format. Das führt zu Lücken und manueller Nacharbeit.

Schwer nachvollziehbar

Für saubere Dokumentation braucht es Konsistenz: wer hat was wann gemeldet, was wurde entschieden, was ist offen? Im Chat ist das selten auditierbar.

So wird aus einer Sprachnachricht saubere Dokumentation

Statt Chats nachzuarbeiten, entsteht Dokumentation direkt beim Sprechen – automatisch strukturiert und sofort nutzbar.

Sprachnachricht senden

Mitarbeitende sprechen Informationen direkt ein – per Chat oder über einen Dokumentations-Bot.

Automatisch strukturieren

Der AI-Concierge erkennt Inhalte und überführt sie in eine vordefinierte Dokumentationsvorlage.

Lücken erkennen

Fehlen wichtige Angaben, stellt das System gezielte Rückfragen, bevor die Dokumentation abgeschlossen wird.

Zentral ablegen

Die fertige Dokumentation steht strukturiert, durchsuchbar und für andere Teams bereit.

Dokumentation, die mitdenkt

Aus gesprochener Information entsteht direkt verwertbare Dokumentation – ohne Medienbruch, ohne Nacharbeit.

Was am Ende rauskommt

Strukturiertes Protokoll

Jede Sprachnachricht wird in ein einheitliches Dokument überführt – vollständig, nachvollziehbar und nach eurer Vorlage aufgebaut.

Aufgaben & Maßnahmen

Offene Punkte werden erkannt und klar formuliert – damit nichts im Gespräch verloren geht oder vergessen wird.

Durchsuchbare Historie

Statt Chatverläufen entsteht eine zentrale Wissensbasis – auffindbar nach Datum, Projekt oder Thema.

Interesse geweckt? Unverbindlichen Termin vereinbaren.

Kunden, Awards und Partner

Häufige Fragen

Unsere Kunden reduzieren den manuellen Aufwand bei Ausschreibungen um bis zu 80 %. Dadurch gewinnen Teams Zeit für strategische Aufgaben und erhöhen gleichzeitig die Prozessqualität.

Nein – der AI-Concierge integriert sich in vorhandene ERP-, CRM- und Dokumentensysteme. Eine aufwendige Migration entfällt.

Der AI-Concierge ist vollständig DSGVO-konform. Daten werden in Deutschland verarbeitet, Zugriffe sind rollenbasiert steuerbar, und Audit-Anforderungen werden erfüllt.

Ein Pilot kann innerhalb weniger Tage starten. Erste messbare Ergebnisse sind in der Regel nach 2–4 Wochen sichtbar.

Ja – neben dem automatischen Ausfüllen unterstützt der AI-Concierge auch bei der strukturierten Bearbeitung von Rückfragen und sorgt für konsistente Antworten.

Wir lassen Sie nach dem Go-Live nicht allein. Unser Team steht Ihnen auch im Tagesgeschäft zur Seite, beantwortet Rückfragen und unterstützt bei Anpassungen – schnell, unkompliziert und persönlich. Keine Hotline, sondern direkter Kontakt zu uns.