Einarbeitung mit KI (Teil 2)

Im zweiten Teil der Reihe Einarbeitung mit KI erfahren Sie, warum es effizientes manuelles Mentoring gar nicht geben kann – zumindest in den meisten Unternehmen. Den ersten Teil der Serie finden Sie hier: Einarbeitung mit KI (Teil 1).

Das Mentoring-Dilemma

Das Problem bei Mentoring? Neue Kollegen werden regelmäßig eingestellt, weil es mehr Aufgaben gibt, als vorhandene Mitarbeiter bewältigen könnten. Mentoren aus dem selben Team haben dann aber kaum Zeit für die Einarbeitung der neuen Kollegen. So wird Mentoring zu Stress, neue Mitarbeiter werden alleingelassen.

Der Wunsch

Mentoring-Prozesse funktionieren nur dann gut, wenn Unternehmen langfristig planen können und die Ressourcen für die Ausbildung neuer Mitarbeiter bereitgestellt werden. Genügend Ressourcen sind notwendig, damit Mentoren auch die Zeit haben, neue Mitarbeiter aktiv mit Informationen für neue Aufgaben zu versorgen. Nach unserer Erfahrung muss man mit 10 – 15% der Arbeitszeit des Mentors pro neuem Mitarbeiter rechnen.

Die Realität

Gleichbleibende Aufgaben (erlauben unterstützendes Trainingsmaterial), Motivation für die Dokumentation, langfristige Planbarkeit und ausreichende Ressourcen für Mentoring – diese Voraussetzungen sind in der Realität selten gegeben, denn Mitarbeiter haben in der Praxis:

  • zunehmend veränderliche Aufgaben – da Aufgaben, die immer gleich sind, automatisiert werden,
  • individuelle Vorlieben für die Dokumentation (Ablageort, Struktur, Standards) – denn ein Standard wird selten allen Bedürfnissen gerecht,
  • oft wenig Motivation zur Dokumentation – sie wollen ihrer eigentlichen Tätigkeit nachgehen und sichtbaren Nutzen schaffen,
  • teilweise sogar Angst, durch Dokumentation ersetzbar oder überflüssig zu werden.

Langfristige Planung ist noch schwieriger geworden – durch den technologischen Wandel, aber auch durch immer häufigere, nicht planbare globale Krisen.

Das bedeutet: Mentoren haben in der Praxis kaum Zeit. Vor Corona konnte man hoffen, dass dann Kollegen einspringen oder zumindest Fragen beantworten – im Homeoffice funktioniert aber auch das nicht mehr, Fragen ist teuer.

Keinarbeitung

In der Realität erfolgt die Einarbeitung für konkrete Aufgaben oft entweder gar nicht oder durch Mentoren mit wenig Zeit.

Neue Mitarbeiter fühlen sich alleingelassen, Erwartungen an die Einarbeitung – die in Bewerbungsgesprächen noch verstärkt werden – werden enttäuscht. Und Mitarbeiter werden durch unnötige Doppelarbeit frustriert – man kennt die Situation: “Das haben wir doch schon. Warum hast du nicht gefragt?”. Aber wie soll man fragen – wenn man nicht weiß, was man benötigt?

Verstärkt wird dieser Effekt in der Praxis noch dadurch, dass die Arbeitsergebnisse von Vorgängern schlecht dokumentiert oder nicht zugänglich sind.

12% werden verbrannt – Jahr für Jahr

Unnötige Doppelarbeit kostet im Schnitt 11% der Arbeitszeit. Dazu kommt geringe Produktivität (Verlust bis zu 2,5% des Umsatzes). Noch schlimmer: Bis zu jeder zehnte neue Mitarbeiter kündigt innerhalb von einem Jahr wieder, nur weil die Einarbeitung schlecht war.

Kein Wunder: Gerade zu Beginn einer neuen Stelle sind Mitarbeiter höchst aufnahmefähig und emotional offen. Eine Enttäuschung wirkt hier um so stärker.

Die Kosten für Mitarbeiterwechsel betragen etwa ein Drittel eines Jahresgehalts. Zu diesen Problemen kommen teure, vermeidbare Fehler, die je nach Aufgabe auch in den siebenstelligen Bereich gehen können. Rechnet man alle Effekte zusammen, kommt man leicht auf bis zu 12% des Umsatzes, die durch schlechte Einarbeitung verloren gehen.

Ihre Erfahrungen

Haben Sie in Ihrem Unternehmen auch schon bemerkt, dass Mentoring zunehmend ineffizient wird? Oder haben Sie vielleicht gegensätzliche Trends bemerkt? Schreiben Sie uns einen Kommentar und diskutieren Sie mit!

Fortsetzung folgt

In Teil 3 erfahren Sie, wie die künstliche Intelligenz das Mentoring-Dilemma löst!

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